Information om behandling af personoplysninger

Vestermarkskolen er en specialskole for elever med særlige behov. Dit/jeres barn er indskrevet på Vestermarkskolen. I den forbindelse vil der blive behandlet og opbevaret nødvendige data - herunder almindelige personoplysninger og følsomme personoplysninger - dette er med til at sikre et godt og udviklende skole- og SFO-tilbud.

 

Ifølge lovgivningen skal Vesthimmerlands kommune og dermed Vestermarkskolen give information om kommunens behandling af personoplysninger.

 

Formålet med Vestermarkskolens behandling af personoplysninger er at tilbyde undervisning og SFO tilrettelagt med fokus på den enkelte elevs behov og muligheder.

Lovgrundlaget for skole og SFO på Vestermarkskolen er Folkeskoleloven.

Her fremhæves i lov om folkeskolen: § 3, stk.1, stk. 2, stk. 3, stk. 4, stk. 5 og stk. 7, § 16, § 19 stk. 1, § 21, § 30 a, § 32, § 33 og § 51.

Endvidere henvises der til lovbekendtgørelse nr. 665 af 20. juni 2014 (Bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand).

 

Personoplysninger behandles i henhold til:

Databeskyttelsesforordningen 2016/679 artikel 6.

Databeskyttelsesforordningen 2016/679 artikel 9.

 

Vestermarkskolens ansatte er instrueret i at behandle og opbevare personoplysningerne på den mest sikre og forsvarlige måde, så oplysninger ikke kommer videre til udenforstående. Dette indebærer også, at personoplysninger kun læses af de personer, der har behov for at læse oplysningerne for at kunne varetage deres arbejde.

 

Alle medarbejdere på Vestermarkskolen er underlagt tavshedspligt.

Heri ligger også, at medarbejderne kun må oplyses og søge oplysning om de oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af deres arbejde.

 

Retten til at trække samtykke tilbage

Forældresamtykke gælder for elevens samlede skoletid på Vestermarkskolen – skole og SFO. I kan dog altid som forældre trække samtykket tilbage ved at rette henvendelse til Vestermarkskolens ledelse.

 

Kontaktoplysninger

Har du/I spørgsmål til, hvordan vi håndterer jeres barns personoplysninger, kan der rettes henvendelse til:

 

Primært: Skoleleder Anders Skinnerup, 99 66 99 00, [email protected]

Viceskoleleder Astrid Binderup, 99 66 99 00, [email protected]

Skolesekretær Helle Busk, 99 66 99 00, [email protected]

 

Dataansvarlig:

Vesthimmerlands kommune

Vestre Boulevard 7

9600 Aars

Telefon: 99 66 70 00

E-mail: [email protected]

CVR: 29 18 94 71

Databeskyttelsesrådgiveren:

E-mail: [email protected]

Ved brev: Vesthimmerlands Kommune, Vestre Boulevard 7, 9600 Aars, att. Databeskyttelsesrådgiver

 

Du/I kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du/I har spørgsmål til dine/jeres rettigheder jf. databeskyttelsesforordningen.

 

Dine/jeres rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du/I en række rettigheder i forhold til Vesthimmerlands kommunes/Vestermarkskolens behandling af dine/jeres oplysninger – herunder oplysninger om dit/jeres barn.

Du/I kan til enhver tid gøre brug af disse rettigheder. Hvis du/I vil gøre brug af rettighederne, skal Vesthimmerlands kommune/Vestermarkskolen kontaktes ud fra ovenstående vejledning.

 

Ret til at se dine/jeres samt dit/jeres barns oplysninger (indsigtsret)

Du/I har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Vesthimmerlands kommune/Vestermarkskolen behandler og opbevarer. Det kan ske ved henvendelse til Vestermarkskolens skoleleder.

 

Ret til sletning eller berigtigelse

I særlige tilfælde kan du/I have ret til at slette udvalgte oplysninger inden det tidspunkt, de ellers vil blive slettet.

Der gælder særlige regler for, hvornår en kommune må slette eller berigtige personoplysninger. En kommune er forpligtet til at opbevare sagsoplysninger for at kunne dokumentere sagsforløb. Det betyder, at du/I ikke altid kan kræve at få oplysninger slettet eller berigtiget. Ønsker du/I at Vesthimmerlands kommune/Vestermarkskolen sletter eller berigtiger personoplysninger, skal der laves et notat om indsigelsen, så det fremgår af den samlede sag.

 

 

Ret til begrænsning af behandling af behandlingen

Du/I har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine/jeres oplysninger begrænset. Hvis dette er tilfældet, må Vesthimmerlands kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

 

Ret til indsigelse

Du/I har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Vesthimmerlands kommunes/Vestermarkskolens ellers lovlige behandling af dine/jeres personoplysninger.

 

Du/I kan læse mere om disse rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Mulighed for at klage

Hvis du/I som forældre f.eks. oplever, at personoplysninger ikke bliver håndteret forsvarligt, bør der straks rettes henvendelse til skolens ledelse eller til databeskyttelsesrådgiveren.

 

Endvidere kan der som en tredje mulighed sendes en konkret klage til datatilsynet.

Find flere oplysninger på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

 

 

Håndtering af personoplysninger

 

Indsamling og behandling af personoplysninger modtaget fra dig/jer

Dette kan være oplysninger om elevens helbred, diagnose, trivsel, familieforhold osv.

Uddybning af hvordan de behandles kan ses nedenfor.

 

Oplysninger har betydning for at sikre elevens udvikling og trivsel i skole og SFO.

 

Indsamling og behandling af personoplysninger modtaget fra andre

Dette kan være helbredsoplysninger, elevplaner, læreplaner, referater, statuspapirer, mundtlige overleveringer.

Disse kan være modtaget fra PPR/CPP, BiB, ergoterapeuter, fysioterapeuter, elevens hjemkommune, andre myndigheder, egen læge, bosted, aflastning.

Uddybning af hvordan de behandles kan ses nedenfor.

 

Oplysninger har betydning for at sikre elevens udvikling og trivsel i skole og SFO.

 

Modtagere eller kategorier af modtagere

Skolepsykolog og talekonsulenter fra PPR/CPP (Pædagogisk, psykologisk rådgivning v/ Center for psykolog og pædagogik i Vesthimmerlands kommune), BiB (Børn i Bevægelse, der står for at bistå Vestermarkskolen og enkeltelever ift. fysioterapi og ergoterapi), Fysiodanmark Aars (der står for individuelt fysioterapeutisk behandling efter aftale med læge og forældre), sagsbehandler, sundhedsplejerske, egen læge, hjemkommune (når eleven bor i anden kommune end Vesthimmerlands kommune), aflastningsfamilie, bosted, neuropædiatrisk team, VISO.

Uddybning af hvordan de behandles kan ses nedenfor.

 

Oplysninger har betydning for at sikre elevens udvikling og trivsel i skole og SFO.

 

TEA

Alle elever, og dermed også dit/jeres barn, er registreret i et elektronisk elevsystem kaldet TEA. Det er et sikkert IT-system, der overholder reglerne for behandling af følsomme personoplysninger. Heri er navn, adresse og CPR nummer registreret. Ligeledes er forældrenes navne og adresse registreret.

Systemet opdateres en gang i døgnet.

 

Elevmappe/elevjournal

Papirudgave

Alle elever har en elevmappe hvori der forefindes en samling af alle følsomme personoplysninger. Den indeholder indskrivningspapir, elevplaner (skole), pædagogiske læreplaner (SFO), referater fra diverse møder, helbredsoplysninger, beskrivelser fra psykolog (PPR) m.m.

Elevmappen er placeret i administrationen i et aflåst skab i et dobbelt aflåst rum med alarm.

 

Elektronisk udgave

Vesthimmerlands kommune arbejder på at lave et lukket og sikkert elektronisk mappesystem, der skal afløse papirudgaven.

 

 

Elevplan og pædagogisk læreplan

Der udarbejdes hvert år en elevplan (skole) og en pædagogisk læreplan (SFO). I forbindelse med udarbejdelsen bliver der skrevet personoplysninger.

Under udarbejdelsesprocessen og i det daglige arbejde sikres det, at personoplysningerne er beskyttet. Imidlertid er det nødvendigt for varetagelsen af undervisningen og arbejdet i SFO, at dokumentet er let tilgængeligt.

De mest følsomme personoplysninger vil derfor først blive tilføjet til sidst i skriveprocessen.

Når planerne er udarbejdet opbevares de i elevmappen, der er placeret i aflåst skab i et dobbelt aflåst rum med alarm. Endvidere gemmes der en elektronisk kopi i Skoleintra. Skoleintra har status som et sikkert opbevaringssted for persondata.

 

Elevplan og pædagogisk læreplan sendes til PPR.

 

Logbøger og noter

Logbøger og noter fra undervisning og/eller aktiviteter i SFO bruges som internt arbejdspapir til at støtte personalets arbejde.

Disse noter gøres så camouflerede/anonymiserede som muligt og indeholder ikke fulde navn, adresse eller cpr. nummer.

 

Noter herfra kan også anvendes til drøftelse i teamet, med ledelsen, PPR i Vesthimmerlands kommune eller fysioterapeut fra Børn i Bevægelse.

 

Kontaktbøger og iPad som kontaktbog

For at sikre et godt samarbejde mellem skole, SFO og hjemmet skrives der beskeder i kontaktbog eller i iPad. Dette er et grundlæggende hjælpemiddel til at støtte kommunikationen mellem skole/SFO/hjem og ikke mindst støtte kommunikationen for dit/jeres barn.

Det er vigtigt, at alle parter (medarbejdere og forældre) begrænser brugen af personhenførbare oplysninger i tekster og billeder.

 

I kontaktbogen er der en side med kontaktoplysninger. Her må CPR nummer ikke fremgå.

 

Ekskursioner og lejrskole

I forbindelse med ekskursioner eller lejrskole kan det være nødvendigt at medbringe sygesikringsbevis eller kopi af sygesikringsbevis. Herudover kan det være nødvendigt at medbringe forældrenavne og telefonnumre for at muliggøre en kontakt, hvis en situation opstår.

Oplysninger vil blive opbevaret forsvarligt. Efter endt ekskursion eller lejrskole vil det blive returneret eller makuleret.

 

Behandlingens varighed

Vestermarkskolen må kun gemme personoplysninger så længe, at det er nødvendigt. Vi sletter personoplysninger, når vi ikke længere skal bruge dem til det angivne formål, eller når vi har opfyldt vores forpligtelse jf. Arkivloven.

 

Oplysninger der ikke længere har relevans for at sikre en god og udviklende tid i skole og SFO, samt nødvendig fremtidig sagsbehandling, vil blive slettet eller du/I kan søge om at få det slettet.

 

 

 

 

 

Forældre til (elevens navn): ___________________________________________

 

Ved min/vores underskrift bekræfter vi/jeg at have modtaget ovennævnte informationer om Vestermarkskolens behandling af personoplysninger.

 

Dato: ________

 

 

Forældre/værge/mor:        ______________________________________________                                                                 (Underskrift)                     

 

 

 

Forældre/værge/far:          ______________________________________________

                                            (Underskrift)